Lograr reuniones eficaces en el trabajo no es tan sencillo como puede parecer. Seguro que a lo largo de los años has pasado muchas horas reunido y, la mayoría de las veces, te ha parecido que se perdía una importante cantidad de tiempo.
Lo cierto es que optimizar una reunión de trabajo es una de las formas más sencillas de causar un impacto positivo en el equipo y, por extensión, en toda tu empresa. A continuación vas a descubrir algunos consejos para celebrar eventos empresariales exitosos.
Reglas para realizar reuniones eficaces
Para lograr reuniones exitosas, el primer paso que has de dar es hacerte una pregunta esencial: ¿por qué estoy convocando esta reunión? En ocasiones, el único motivo es que son periódicas y, por tanto, es parte de un plan establecido que hay que cumplir, aunque no haya nada nuevo que decir. Al final, tienes que tener claro que es mucho mejor cancelar reuniones que hacer perder el tiempo.
En cualquier caso, si es realmente necesario celebrarla, sigue estos consejos:
Invita a las personas adecuadas a la reunión de trabajo
Menos es más cuando se trata de reuniones, pues al fin y al cabo no vas a medir la cantidad sino la calidad y la productividad. Pregúntate qué empleados tienen que estar y cuál es la función de cada uno. Si alguno no tiene ningún rol o desempeña uno que no es el más adecuado para el tema de la reunión, no lo invites (además, seguramente también te lo va a agradecer).
A aquellos que quieren asistir, pero que no van a añadir valor, les puedes enviar un resumen de la reunión para que estén informados.
Más importante aún es asegurarse de que las personas que toman decisiones vitales o las partes interesadas acudan; de lo contrario, es mejor reprogramar la reunión. No tiene sentido celebrarla para volver a hacerlo cuando todos estén disponibles.
¿Qué tipo de reunión vas a llevar a cabo?
Hay eventos dirigidos a tomar decisiones, otros solamente son para recoger ideas u opiniones… El caso es que tienes que tener muy claro el tipo de reunión que vas a organizar para que los invitados sepan a qué atenerse, incluso prevenirlos para que vayan preparados.
Incluir una agenda
Si la reunión va a ser larga o se van a tratar varios asuntos, es buena idea que incorpores un guion o una agenda en la invitación. Los asistentes te lo agradecerán.
Tomar notas en un único documento
Si todos los asistentes toman sus propias notas, al final se puede generar bastante confusión porque cada uno puede escuchar, o entender, cosas diferentes. En lugar de esto, una buena idea es que solo tú tomes notas utilizando herramientas de colaboración, como Google Docs, o alguna otra plataforma de edición en la nube. De esta manera, te aseguras de que todos los asistentes tienen acceso a ellas, en tiempo real y leen las mismas conclusiones y puntos claves.
Esta tarea es particularmente útil para personas cuya lengua materna no sea la utilizada en la reunión, ya que será más fácil para ellos entender lo que se dijo si lo leen.
En el caso de reuniones que se celebren periódicamente, utiliza el mismo documento de Google, con las notas más recientes y la agenda puesta en un lugar visible (mejor, en la parte superior). De esta manera, los asistentes pueden desplazarse a lo largo del historial para recordar lo que se dijo anteriormente, así como lo que se decidió.
La puntualidad
Existen muchas razones por las que las reuniones comienzan tarde, pero suceden con mucha frecuencia y eso, al final, se traduce en pérdidas de tiempo para todos. De hecho, las reuniones que se retrasan a primera hora de la mañana pueden causar un efecto cascada, que impacta negativamente en las agendas de todos los empleados a lo largo del día. Respeta a tus colegas dando y exigiendo puntualidad.
Dejar unos minutos finales para las conclusiones de la jornada
Todo evento empresarial debería tener unos minutos al final para que el organizador hiciera un resumen de lo tratado y, sobre todo, establecer cuáles son los siguientes pasos objeto de la reunión. Estas acciones también deberían ser asignadas antes de que finalice el acto, lo que le dará importancia al tiempo gastado y hará que los asistentes se vayan con la sensación de que ha servido para algo.
Existen herramientas online, como la función de Google llamada “reuniones rápidas”, que te recuerdan cuándo has de terminar para que te dé tiempo a exponer las conclusiones o el resumen.
Normas de cumplimiento
Si eres el encargado de organizar reuniones periódicas con el mismo equipo, averigua en primer lugar qué pretenden conseguir esos trabajadores de la reunión, así como lo que consideran que se debe y no se debe hacer. Ponlo por escrito y distribúyelo entre todos los asistentes.
Pon valor a la reunión y busca áreas de mejora
Al hilo de lo anterior, de nada sirve una lista de obligaciones que sea estática. Busca siempre formas de que las reuniones aporten valor a los asistentes. Les puedes preguntar de forma anónima e incorporar las mejoras que te parezcan destacables. Es una forma de que los propios trabajadores se sientan también más valorados y escuchados.
En el mundo de los negocios, las reuniones son imprescindibles, pero no por ello debes abusar de las mismas. Hay que tener en cuenta que son tan heterogéneas como el tipo de asistentes y la finalidad de las mismas. Además de buscar el lugar adecuado (por ejemplo, los eventos corporativos en Madrid tienen el escenario perfecto en el Complejo El Olivar), no debes olvidar unas reglas básicas y universales.
En definitiva, las reuniones eficaces dependen de una serie de reglas no escritas, entre las que se encuentran la puntualidad y la existencia de una hoja de ruta para todos los asistentes. Aplicar la ecuación de “menos es más” e invitar solo a aquellas personas que realmente tienen algo que aportar o capacidad de decisión, es básico para que nadie salga de ellas con la sensación de que han perdido su tiempo.
