Es importante que sepamos qué es una convención y cómo hacer para que esta triunfe. Esta clase de reuniones tienen un potencial enorme para empresas y profesionales que quieren reunirse con inversores o con gente de su sector. Por eso, en este artículo, queremos explicar cuáles son las ideas principales que hay que conocer sobre estos eventos. Para que uno pueda crear una reunión así y que tenga un éxito total.
¿Qué es una convención?
¿Qué significa convención? Pues, básicamente, reunión. Se trata de un evento que puede ser tanto público o privado en el que se dan cita personas o profesionales de diferentes ámbitos. Por ejemplo, podemos estar ante una reunión de médicos especializados en una disciplina muy concreta, que se reúnen para compartir avances y para explicar su trabajo, ayudando a que su oficio avance.
Se puede hacer, también, de inversores en una firma, para explicar el proyecto, el futuro de la marca y de qué manera apoyarla. Y es que los tipos de eventos de empresa también son muchos, dependerán de qué objetivos haya: desde presentar un producto hasta crear lazos entre los empleados.
Como hemos podido ver, ambos casos son muy diferentes. Algunas convenciones perseguirán fines lucrativos, mientras que otras no lo harán. Se puede organizar un evento en esta línea para aficionados a un hobby que quieran conocerse en persona, reunirse y hablar sobre su tema favorito. En definitiva, la variedad de opciones es enorme, y, como veremos más adelante, también las formas de organizarla.
¿Por qué organizar una convención?
Estos son algunos de los motivos por los cuales una reunión de esta índole puede ser tan buena idea:
Ayuda a unir lazos
Algo fundamental en estos eventos es que son muy útiles para que los profesionales o las personas relacionadas con un mismo ámbito formen vínculos y amistades. El roce, al final, hace el cariño, y verse fuera del horario y del ambiente laboral siempre es positivo para crear otro modelo de relaciones, mucho más sólidas y sinceras.
Se suelen fijar unos objetivos comunes
Es decir, se crea una comunidad y se la orienta en una sola dirección. Tanto si estamos hablando de una reunión del personal de una empresa, de profesionales de una disciplina, o de una ONG hablando sobre una causa en concreto. En todos estos ejemplos, las convenciones se realizan con la idea de que, al terminar esta, se pongan sobre la mesa objetivos comunes para todos los presentes. Por ejemplo, en casi todos los tipos de eventos empresariales, todos los asistentes salen con una idea clara de hacia dónde quiere ir la empresa y cuándo espera llegar a ese punto.
Sirve para crear conciencia
Si hay objetivos es porque también hay retos o, dicho de otra manera, problemas. En las charlas de una conferencia siempre se ilustran y se explican diferentes situaciones, así como la manera de enfrentarlas. En definitiva, sirven para abordar y comprender más en profundidad un problema.
Se pueden explicar diferentes funcionamientos
La forma en la que opera una marca, el desarrollo de un producto… Además, lo que se pasa a conocer es la parte interna del mismo, y no el resultado final. Conocer el proceso y los entresijos es útil para que el conocimiento se expanda.
¿Cuánto dura?
Para esto no podemos ofrecer una respuesta clara, pero sí una orientativa. La idea en reuniones así es que haya ponencias, charlas, coloquios o diferentes formas en las que los miembros se puedan reunir. También es importante dejar espacios de ocio, el tiempo de la comida o de descanso se aprovecha en muchas ocasiones para establecer vínculos y crear nuevas relaciones. Esto es especialmente útil, por ejemplo, si pensamos en el networking empresarial.
Por lo tanto, el tiempo mínimo acostumbra a ser un día entero. Pero el máximo no tiene límite. Podemos encontrarnos con conferencias que duran dos días hasta otras de casi una semana. Dependerá de lo que haya que tratar, la disponibilidad de los asistentes, etc.
¿Qué hacer para que sea un éxito?
Vamos ahora a analizar el último supuesto: ¿qué pasa si somos nosotros quienes queremos organizar un evento de estas características? ¿De qué manera podemos garantizar que funcione correctamente? Estos son algunos de los consejos que podemos seguir.
1- Elegir bien el sitio
Lo primero de todo será pensar un espacio amplio y un poco diferente para que todos los invitados y asistentes se puedan sentir cómodos ahí. En nuestro complejo El Olivar tenemos más de 40 años de experiencia en la organización de eventos de todo tipo. Por lo tanto, contamos con 40.000 metros cuadrados de terreno y más de 15 salas multifuncionales, como la Forum. Un espacio que llevamos utilizando durante décadas y que puede acoger a varios cientos de invitados. También se puede aprovechar el resto del complejo para diferentes actividades de ocio y juegos de equipo.
2- Poner fechas cómodas para los asistentes
Hay que elegir una época del año en la que los asistentes puedan acudir con facilidad. Si dura dos días, que sea en fin de semana. Si va a durar más, lo ideal es elegir un puente, etc. La idea es ponérselo lo más fácil posible al público potencial que queramos que acuda.
3- Organizar actividades interesantes
Uno de los puntos clave en todo esto es que las horas libres sean realmente atractivas. Esto pasa por ofrecer actividades en las que los asistentes se puedan reunir y distraer fácilmente. Ya sean rutas de senderismo, juegos de equipo o excursiones.
4- Contar con ponentes de calidad
Finalmente, los profesionales que acudan a explicar su punto de vista tendrán que ser renombrados y expertos en lo suyo. Esto, probablemente, sea lo que tenga una mayor capacidad de atracción del público en general. Por lo tanto, no debemos de escatimar a la hora de elegir a los más preparados.
Ahora que ya sabemos qué es una convención y cómo organizarla, solo nos restaría elegir correctamente el lugar indicado para hacerla. Y en El Olivar tenemos sobrada experiencia con este tipo de reuniones y eventos. Será un paisaje único que encajará perfectamente y encantará a los asistentes.
