Al definir qué es un congreso debemos tener en cuenta su tiempo de duración. Por lo general, el tiempo mínimo estimado que suele durar es de tres a cinco días, pudiéndose alargar más. Debido al periodo que abarca, estamos ante una reunión de personas que tienen un interés común, cuya finalidad es tocar temas que impliquen una mejora o sirvan para dar un paso hacia adelante.
¿Qué es un congreso y cuál es su finalidad?
Cuando hablamos de un congreso nos referimos a la reunión de un grupo de personas que pueden representar a una asociación, partido político, organización, etc., cuya finalidad es debatir acerca de un tema de importancia o abarcar posibles avances que signifiquen un beneficio para la comunidad.
En un congreso suele haber una llamada multitudinaria, lo que hace que se requiera un espacio considerable, que cuente con los adelantos tecnológicos adecuados con el fin de facilitar las ponencias que tendrán lugar.
Al celebrarse durante varios días, precisa una organización apropiada, en donde se cumpla un protocolo de actuación. Por lo general, a los asistentes se les anuncian los temas que van a ser tratados en cada momento. Además, es imprescindible cubrir ciertos aspectos, como el alojamiento de los que van a acudir, en caso de que vivan en otras ciudades con respecto a donde se realizará y, en algunos casos, la comida.
Saber seleccionar el lugar adecuado puede marcar el éxito del congreso, especialmente si se busca llegar a un acuerdo entre todos los asistentes.
Tipos de congreso y eventos
Existen distintos tipos de congresos y eventos que se distinguen por varios aspectos. Por un lado, las organizaciones, colectivos, empresas, etc. pueden elegir llevar a cabo un congreso de manera periódica, como parte de su política interna, a fin de analizar los avances obtenidos y las metas logradas. Por otro lado, están los congresos extraordinarios, en donde se convoca a los componentes para tratar motivos o hechos sucedidos que pueden marcar un antes y un después. Generalmente, se tratarán asuntos importantes y suelen requerir una organización tan rápida como efectiva.
Después, podemos distinguir los eventos que se realizan desde un punto de vista público o privado. En el carácter público, se pretende dar información a la sociedad, ya sea de un nuevo avance que pueda significar una ventaja (médica, tecnológica, científica, etc.). Los eventos privados serán a puerta cerrada o, en su caso, solo tendrán en cuenta las prioridades de un conjunto de personas muy específico.
Conforme a la temática en la que se mueven, los congresos pueden ser culturales, tecnológicos, científicos, académicos, artísticos, políticos, etc. Aunque se suele expresar un avance, en un intento de anticipar una mejora común, pueden estar previstos debates e, incluso, votaciones entre los miembros, como suele ocurrir en aquellos eventos que organizan los partidos políticos, que suelen presentar a los diferentes líderes con el fin de realizar lo que se conoce como una elección interna.
Por la esencia política que los rodea, podemos reconocer los congresos constituyente y reconstituyente. En el primero se define el ideal político que persigue, mientras que en el segundo se busca realizar un cambio fundamental.
¿Cómo es la organización de los eventos empresariales, como son los congresos?
La organización de eventos empresariales como es, en este caso, un congreso, debe ser muy detallada. A diferencia de las conferencias, que tienden a durar algunas horas, durante uno o dos días, el congreso, por su larga duración, debe mantener a los asistentes bien atentos. Por este motivo, debemos prestar atención a la creatividad a la hora de llevarlos a cabo.
Se requiere de una excelente compenetración entre los diferentes grupos o departamentos que forman una empresa u organización, con el fin de lograr una perfecta planificación de eventos.
Con la ayuda de un comité, especialista en la organización de congresos, deberán medirse los temas y los tiempos que se manejarán, así como las participaciones que tendrán lugar. El objetivo será que no se deje sin mencionar ningún punto imprescindible.
Conocer el presupuesto y hacer que no se salga de lo estimado es muy importante. Siempre ocurren imprevistos, que deberán estar cubiertos de manera anticipada. En este apartado debe tenerse presente a los patrocinadores, en caso de que lo realice una empresa con objetivos comerciales.
Contar con invitados de renombre suele ser una llamada a la asistencia de los congresos. De esta forma, si tenemos pensado invitar a personas externas a la organización, obtendremos un buen resultado en lo que se refiere a la asistencia.
La tecnología es crucial, porque de ella depende la comunicación entre los integrantes. El debate suele ser una forma de mantener la atención de todos y, del mismo modo, de crear un mayor interés en los asuntos que nos interesa tocar.
La importancia de contar con una finca para eventos
En cualquier evento o congreso que organicemos es imprescindible contar con un lugar idóneo, que reúna todas las características necesarias para que resulte todo un éxito. No solo debemos tener en cuenta la amplitud, sino las opciones para que los asistentes puedan comer y disfrutar de los varios eventos que pueden incluirse en el congreso. Por ello, disponer de un amplio espacio al aire libre no deja de ser una excelente idea.
La organización, empresa o colectivo que busque realizar un congreso no encontrará mejor lugar que una finca para eventos como El Olivar, que sabe adaptarse perfectamente a este tipo de demandas. El espacio es muy importante, por ello, las personas que acudan a sus instalaciones encontrarán un lugar idílico, que les hará más llevadero cada día que duren los eventos.
Contar con un espacio de reunión, con las mejores tecnologías, además de diferentes salones en donde comer y poder seguir las conversaciones de una manera más relajada, así como la opción de disfrutar de algún espectáculo, es posible en El Olivar.
Ahora que sabemos qué es un congreso y todo lo que podemos sacar en claro de él, lo siguiente es organizarlo, contando con los mejores profesionales. El éxito del mismo se consigue no perdiendo de vista cada detalle.
