La planificación de eventos siempre sigue los mismos pasos y debe tener en cuenta una serie de factores para ser exitosa. ¿Quieres saber cuáles?
¿Qué pasos se deben dar en la planificación de eventos?
Hay diferentes pasos claves que deben seguir las empresas organizadoras de eventos para alcanzar el éxito. Conocer el objetivo, la organización general o los procesos administrativos son algunos de los puntos principales que tener en cuenta.
1. Conoce los objetivos de tus eventos corporativos
Los objetivos, es decir, el por qué celebrar el evento y qué se pretende conseguir, deben ser realistas. Piensa metas que sean posibles y en un tiempo que de verdad se puedan cumplir, para lo cual te recomendamos entre cuatro y seis meses. Para que tu objetivo no se vea interrumpido, debes estar pendiente de los días festivos, consultar las fechas con los participantes y tener en cuenta los periodos de vacaciones escolares.
2. No lo hagas todo tú
Siempre es mejor que organices un equipo y que compartas todas las tareas. La especialización siempre es una de las claves del éxito, sin importar el ámbito del que hablemos. No obstante, tampoco olvides que compartir las tareas no significa trabajar por separado, pues el trabajo que cada uno realice hay que ponerlo luego en común; es lo que conocemos como dinámicas de team building. Alguna de estas tareas son el sonido, la decoración, la publicidad o la gestión de fechas. Repartiendo las tareas podrás hacer que tu evento destaque y sea diferente a los demás.
3. Los procesos administrativos de tu plan
Los procesos, a la hora de organizar eventos de empresa, comienzan con elaborar tu propio manual de planificación. En estos procedimientos deben englobarse: el catering que deseamos, la fecha para reservar, los permisos, las reservas, los contratos, los gastos, las actividades que se van a realizar, la publicidad, el alta, y, en su caso, los voluntarios y los patrocinadores. Lo que te queda, una vez que has pensado todos estos datos, es crear un eslogan corto y llamativo que describa el evento y diseñar un logo.
¿Qué hay que tener en cuenta?
Una vez que conoces los tres pasos principales, hay diferentes aspectos que debes tener en cuenta en tus eventos corporativos. Los más importantes son elaborar el presupuesto, determinar el número de asistentes al evento, el horario, las comidas, el tipo de evento y los plazos que cumplir. ¿Estás listo para continuar planificando?
1. El presupuesto
Asegurarte de que tienes un presupuesto que puedas cumplir es el primer paso de un evento corporativo exitoso. Este plan de finanzas deberá ser concreto y en él tendrán que incluirse las diferentes oportunidades que vas a tener para generar ingresos. Por ejemplo, incluye el posible margen si vas a vender algún tipo de entrada, añade la cuantía aportada por los patrocinadores, de haberla, cuantifica las donaciones que has recibido, etc.
Por su parte, entre los gastos, deberán incluirse los seguros que hayas contratado, el personal, la impresión de la publicidad o de los eslóganes. Hacer una buena planificación financiera con un registro adecuado tanto de gastos como de ingresos hará que no tengas que enfrentarte luego a pagar cantidades que no esperabas. Lo gastos que puedan surgir también se pueden planificar.
2. Comodidad para los invitados
Asegúrate de que el espacio que eliges es cómodo para tus invitados y tiene el aforo que necesitas. Además, un punto clave en la comodidad de los asistentes es tener aparcamiento que pueda acoger a un amplio número de invitados. Deberá ser accesible, al igual que la ubicación de la celebración.
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Igualmente, hoy en día es muy importante tener menús adaptados a los invitados o un cóctel que tenga todo tipo de opciones de alimentación.
3. Tener una lista para ir tachando
Es importante que tengas una lista de verificación con todos los pasos que tienes que seguir a la hora de llevar a cabo el evento de empresa. Así, no se te escapará nada y te garantizarás el éxito. Para ello, tienes que tomarte el tiempo que necesites para reflexionar y no organizarlo con prisas. En dicha lista hay muchos puntos que considerar, como si necesitas o no un escenario, si quieres voluntarios o un equipo especial, las mesas y las sillas, o si se necesita adaptación para personas con discapacidad.
Otra importante lista de verificación es la de la gastronomía. Piensa, en primer lugar, el tipo de bebidas que vas a servir, y si quieres realizar un almuerzo, una merienda o una cena, así como si quieres una reunión tipo bufé, un banquete o un cóctel. Si vas a servir alcohol en tu evento, un buen consejo que podemos darte es que ofrezcas autobuses de vuelta o conductores designados que sean suficientes.
4. La publicidad
En todo tipo de eventos corporativos se hace necesario un plan de publicidad. El éxito siempre viene de la mano de una buena inversión en marketing. Los métodos con los que difundir tu evento pueden ser muy diferentes, en papel y personalizado, digitalmente, a través de redes sociales, etc. Todo dependerá de qué tipo de personas quieres que asistan, si es una lista cerrada o no y de cómo de original quieras ser para llegar a los invitados.
5. El maestro de ceremonias
El maestro de ceremonias no siempre se contrata, pero es un factor importante de éxito a la hora de planificar un evento. Este tipo de figuras, cuando vas a organizar eventos de empresa, hacen que el desarrollo de estos sea más sencillo. Tendrás que pensar si quieres que atraiga o no a mucha audiencia, el presupuesto para pagarle, dietas, transporte y, de haberlo, alojamiento, así como si necesitas que cumpla requisitos técnicos específicos.
Lo único que nos queda por decirte sobre la planificación de eventos es que, una vez que haya pasado, lo evalúes, pues es uno de los pasos finales más importantes y de los que más se ignoran. Solicita las opiniones de los asistentes, si lo deseas, incluso a través de formularios de evaluación anónimos y concisos. Más tarde, reflexiona sobre las opiniones dadas y utilízalas para mejorar, haciendo que tu empresa sea única.
