Uno de los objetivos principales al momento de organizar eventos privados es que todo tiene que quedar perfecto. Por eso, la planificación previa es fundamental, aunque antes necesitamos conocer perfectamente el presupuesto y los pasos que debemos seguir para que el evento cumpla con las expectativas.
El objetivo de un anfitrión logre que sus invitados se lo pasen bien y guarden un grato recuerdo de ese momento.
¿Qué son los eventos privados?
Este tipo de eventos hacen referencia a las fiestas privadas que realizamos en un círculo íntimo, con familiares o con amigos. También reciben esta denominación las reuniones que hacen los grupos empresariales, cuya finalidad puede ser el ocio o la socialización entre los compañeros de trabajo.
En un evento se busca un ambiente relajado. Para ello, suele estar presente una o varias actuaciones, así como una comida, merienda o cena, que ayuda a que los asistentes puedan interactuar estrechamente. Cuando se realiza una fiesta de este tipo se busca un motivo para celebrarla, ya sea una boda, bautizo, baby shower, la proximidad de vacaciones de verano o de Navidad, etc.
¿Cómo puedes hacer eventos privados?
Tanto las fiestas de empresa como las familiares requieren de una planificación previa, que comienza por el presupuesto que nos podemos permitir. Este es el primer cálculo que debemos tener en cuenta antes de revisar el resto de pasos para conseguir que nuestro evento sea perfecto.
Define el objetivo
Ya sea una celebración personal o un evento corporativo, ten claro lo que deseas lograr. Esto influirá en la elección del espacio, la decoración y el tipo de entretenimiento.
La lista de invitados
A la hora de iniciar la planificación de eventos, tener claro el número de asistentes es crucial, ya que nos ayudará a darnos una idea de los gastos que podemos realizar. En caso de que hagamos un evento familiar, como una boda o un bautizo, si tenemos un presupuesto limitado, lo mejor será hacer una lista con los invitados imprescindibles, es decir, nuestros familiares más cercanos y que sepamos con seguridad que van a acudir.
Después añadiremos a los amigos, comenzando por los íntimos hasta los más lejanos en el tiempo y en el espacio, en función al lugar donde vivan. Pero si no tenemos problemas con el presupuesto y deseamos que asistan todos, esto no nos va a preocupar.
En lo que respecta a la empresa, la lista es muy sencilla de realizar, a menos que se trate de una multinacional, en donde los trabajadores se cuenten por miles. En este caso, los eventos se harán por zonas y secciones.
La comida o el menú
La comida es una parte crucial de cualquier evento. Mientras más multitudinario sea, más debemos tener en cuenta las peculiaridades de cada asistente, si es diabético o alérgico a determinados alimentos o requiere de una dieta especial. Si no conocemos las características de todos nuestros invitados, siempre podemos hacerles esta pregunta en la invitación que les enviemos, solicitándoles una respuesta.
Por lo general, los restaurantes suelen tener en cuenta estas excepciones y suelen ofrecer menús especiales, además de los que se acuerden momentos previos al comienzo del evento. Siempre es adecuado informar de esto en el lugar en donde vayamos a realizar nuestra celebración.
La decoración apropiada
Cuando hablamos de decoración tenemos en cuenta la disposición de las mesas, sus elementos ornamentales, el lugar del escenario, las flores o demás adornos que pueden representar una temática para el evento, etc.
Antes que nada, debemos predisponer los sitios en que se van a sentar nuestros invitados. Por lo general, es recomendable sentar juntos a aquellos que tengan mayor afinidad, cuando se trate de un evento familiar. En caso de una fiesta de empresa, es posible juntar a trabajadores que no tienen tanto trato durante la jornada laboral, a fin de intentar estrechar sus relaciones y mejorar el rendimiento conjunto.
La iluminación juega un papel muy importante y determina también los rangos de edad. Si tenemos invitados mayores, para lograr un mejor acogimiento, las luces tenues pueden transmitir una mayor tranquilidad, sobre todo, después de la comida, cuando comiencen las actuaciones.
La música debe mostrarse neutral, aunque puede ser complicado elegir una que le guste a toda la multitud. Obviamente, en un cumpleaños, lo adecuado es que las canciones estén pensadas en los gustos de quien va a ser celebrado.
Flores y centros de mesa deben estar a la par con la temática que elijamos para nuestro evento. También podemos adornar con globos, además de colocar una alfombra roja para que los invitados puedan recorrerla y hacerse fotos para el recuerdo.
El lugar de celebración
El lugar de celebración más adecuado es una finca para eventos, como El Olivar, en donde es posible realizar cualquier tipo de fiesta privada, independientemente del número de invitados que acudan, ya que nuestras instalaciones cuentan con diferentes salones y la posibilidad de hacer el evento al aire libre.
Los extensos jardines, además de contar con un área de juegos para los más pequeños, lo convierten en el espacio ideal para reunir a todo tipo de personas. También es posible utilizar las zonas deportivas y la piscina. El Olivar sabe adaptarse perfectamente a los deseos de los anfitriones, que pueden optar por numerosas propuestas o presentar ellos las suyas.
Si se desea, es posible contar con música en directo. Los invitados pueden disfrutar de conciertos mientras comen o de increíbles espectáculos en todo momento, a petición de los anfitriones.
Al estar situado en un lugar privilegiado, en Alcalá de Henares, es posible reunir a personas de todos los puntos del país. Siempre es recomendable mandarles, junto a la invitación, la dirección del lugar de la celebración, incluso acompañada de un mapa, en caso de que los invitados no se familiaricen con la zona.
El entretenimiento queda asegurado al poder gozar de un gran espacio con vistas a la naturaleza. La primera impresión es la que cuenta, por eso, El Olivar suele quedar un excelente sabor de boca desde principio a fin.
Los eventos privados, sean familiares o de empresa, tienen el objetivo de ofrecer un buen momento a los que acuden. Las celebraciones no pueden olvidar ningún detalle, como es el decorado, la temática que van a tratar, la comida o los espectáculos y conciertos para entretener. El lugar debe ser muy especial.
