Las convenciones corporativas son eventos clave que ofrecen a las empresas la oportunidad de reunir a empleados, clientes y partes interesadas para compartir conocimientos, fortalecer relaciones y fomentar el crecimiento empresarial. Organizar una convención exitosa requiere una planificación minuciosa y estratégica.
A continuación, te presentamos una guía completa de pasos fundamentales para la organización de convenciones corporativas
Las convenciones de empresa
Son eventos donde los miembros de una organización se congregan para participar en sesiones de trabajo, actividades creativas, networking empresarial y encuentros interdepartamentales. Estos eventos proporcionan una oportunidad para que los equipos vean su trabajo desde un nuevo ángulo. Las convenciones pueden durar desde medio día hasta varios días.
¿Por qué se celebra una convención de empresa?
Las razones pueden ser variadas: para comunicar metas, reafirmar la misión y los valores de la empresa, presentar un nuevo proyecto, celebrar logros, entre otros. Además, es una excelente oportunidad para fortalecer el espíritu de equipo y promover un ambiente de trabajo positivo, lo cual es esencial para el rendimiento de la empresa.
Las convenciones también pueden estar asociadas a otros eventos, aunque en estos casos, se les suele llamar “seminarios” Algunos ejemplos son:
- Seminarios web, seminarios online o seminarios virtuales
- Seminarios de dirección
- Eventos de team building para inspirar e informar al equipo
Paso 1: investigación y objetivos claros
La organización de una convención requiere una investigación meticulosa antes de comenzar. Aquí te presentamos una descripción más detallada del proceso:
1. Definición de objetivos: antes de cualquier otra cosa, es fundamental establecer los objetivos de la convención.
- ¿Es para lanzar un nuevo producto?
- ¿Para celebrar los logros del año?
- ¿O para fomentar la colaboración entre los equipos?
Por ejemplo, si el objetivo es lanzar un nuevo producto, entonces la convención podría centrarse en demostraciones de productos, sesiones de preguntas y respuestas con los desarrolladores, y oportunidades para que los asistentes experimenten el producto por sí mismos.
2. Comprensión de las necesidades de los asistentes: comprender a tu público es crucial para el éxito de la convención. Realiza encuestas o entrevistas para conocer sus expectativas y necesidades.
Por ejemplo, si la mayoría de tus asistentes son jóvenes profesionales, podrían apreciar una convención que incluya oportunidades de networking y desarrollo de habilidades.
3. Determinación del alcance del evento: el alcance del evento se refiere a su tamaño, duración, ubicación y recursos necesarios.
Por ejemplo, si estás planeando una convención de varios días para cientos de personas, necesitarás un lugar grande, múltiples proveedores de alimentos y bebidas, hasta posiblemente alojamiento para los asistentes.
Paso 2: selección del lugar y fecha
La elección de un lugar adecuado es esencial para el éxito de tu convención. Debe ser un lugar que se adapte al tamaño de tu evento, que ofrezca las comodidades y servicios necesarios.
Estos son algunos aspectos que deberás tener en cuenta:
- Adaptabilidad del lugar: el lugar debe ser capaz de adaptarse al tamaño de tu evento. Por ejemplo, en El Olivar, ofrecemos 15 salas multifuncionales ajustables para satisfacer tus necesidades.
- Comodidades y servicios: el lugar debe ofrecer las comodidades y servicios adecuados. Esto puede incluir instalaciones tecnológicas modernas, servicios de catering, y más.
- Accesibilidad: considera la accesibilidad del lugar. ¿Es fácil de llegar? ¿Hay suficiente estacionamiento? ¿Hay opciones de transporte público cercanas?
- Alojamiento cercano: si tienes asistentes que viajan desde lejos, es importante considerar la disponibilidad de alojamiento cercano.
- Necesidades específicas de la audiencia: cada audiencia tendrá sus propias necesidades y preferencias. Por ejemplo, si tu audiencia está compuesta principalmente por profesionales de la tecnología, es posible que necesiten acceso a Wi-Fi de alta velocidad y espacios para trabajar en silencio.
- Fecha del evento: finalmente, asegúrate de seleccionar una fecha que no coincida con otras convenciones o eventos relevantes en tu industria. Esto ayudará a maximizar la asistencia y evitar conflictos de programación.
Paso 3: planifica las actividades de tu convención
La creación de un programa detallado de las actividades que se desarrollarán durante tu convención es un paso esencial, que no debes saltarte.
El programa debería incluir:
- Conferencias y sesiones de trabajo que sean relevantes con los objetivos de tu evento.
- Actividades de networking, que son fundamentales para fomentar la colaboración y la construcción de relaciones entre los participantes, podrás incluso realizar comidas, cócteles, cenas o incluso actividades de team building.
- Momentos de entretenimiento, no todo tiene que ser trabajo, planea momentos para que los que asistan puedan relajarse y disfrutar.
- Tiempo para descansar, asegúrate de incluir tiempos de descanso suficientes
- Oportunidades de interacción, intenta incluir sesiones de preguntas y respuestas después de las conferencias o espacios de trabajo colaborativos.
Paso 4: gestión logística y tecnológica
Gestiona la logística del evento, incluyendo el registro de participantes intenta que sea lo más sencillo posible, recuerda que existen múltiples herramientas para hacer la inscripción online, además gestiona alojamiento, transporte y alimentación. Utiliza tecnología de vanguardia para mejorar las presentaciones, transmisiones en vivo y aplicaciones móviles, optimizando así la experiencia del asistente.
Paso 5: promoción y comunicación
Impulsa el evento mediante estrategias de marketing tanto digital como tradicional. Desarrolla un sitio web detallado e informativo, gestiona activamente las redes sociales para mantener a la audiencia comprometida, realiza envíos de correos electrónicos personalizados a la lista de invitados o a toda la empresa y establece colaboraciones estratégicas con socios o patrocinadores para maximizar la visibilidad del evento.
Paso 6: evaluación y seguimiento
Tras la convención, es crucial llevar a cabo una evaluación exhaustiva de los resultados obtenidos. Esto implica la recolección de datos relevantes que reflejen la satisfacción de los participantes, el impacto generado en la empresa y el grado de consecución de los objetivos propuestos.
La satisfacción de los participantes se puede medir a través de encuestas post-evento, feedback directo y análisis de las interacciones en las redes sociales. Este análisis permite identificar los aspectos más valorados del evento, así como aquellos que requieren mejoras.
El impacto en la empresa se puede evaluar considerando varios indicadores, como el aumento en las ventas, la generación de leads, la mejora de la imagen de marca o el fortalecimiento de las relaciones con los clientes y socios.
La consecución de objetivos se evalúa comparando los resultados obtenidos con los objetivos inicialmente propuestos. Esto puede incluir el número de asistentes, el nivel de interacción, la cantidad de contenido compartido, entre otros.
Todos estos análisis son fundamentales para mejorar futuras convenciones. Permiten identificar oportunidades de mejora, ajustar estrategias y tomar decisiones informadas para futuros eventos. Además, fortalecen la relación con los asistentes al demostrar un compromiso con la mejora continua y la satisfacción del cliente.
