Para organizar eventos empresariales no basta con tener un lugar y haber contratado un show. Los adelantos y la época en que vivimos nos obligan a realizar todo de manera muy detallada, con el fin de alcanzar la meta esperada. Cada paso debe estar perfectamente detallado y, en la conclusión del evento, debemos comprobar el impacto que transmitió a los asistentes.
¿Qué necesitamos para organizar eventos empresariales?
Si aún no estamos del todo familiarizados con este tipo de reuniones, quizás debamos recurrir a la ayuda de las agencias de eventos. De todas formas, siempre debemos expresar de manera específica lo que deseamos conseguir al organizar los eventos empresariales, así como todos los detalles que nos llevan a celebrarlo y los asistentes que acudirán.
Ya no basta solamente con aportar un poco de imaginación. Ahora es imprescindible calcular cada paso, a fin de llegar hasta el objetivo que deseamos, que puede ser desde incentivar al grupo de trabajadores hasta cerrar un trato con inversores, entre otras cosas.
La preparación del briefing
Con el briefing nos referimos a ese esquema resumido inicial en el que indicamos qué queremos hacer, lo que esperamos conseguir, así como todo lo relativo a la fecha del evento, número de invitados, etc.
Cuando contratamos a una agencia dedicada a las fiestas de empresa, por medio de este briefing podemos darle una idea muy amplia de lo que buscamos. Así logramos quedarnos satisfechos con los resultados, al mismo tiempo que nuestros invitados quedan conformes con el trato y la atención recibidos.
La meta que esperamos
Si estamos visualizando nítidamente la meta que deseamos, solo debemos expresarla con claridad para ver cómo se cumple, una vez que se lleva a cabo el evento empresarial.
Ser específicos con la agencia realizadora del evento nos facilita alcanzar el éxito. Para esto, es importante dejar claros los valores de la empresa, así como su filosofía. También es crucial informar acerca del tipo de asistentes que van a acudir y lo que esperamos de ellos.
Lo importante en un evento: sus asistentes
Nuestro objetivo principal está centrado en aquellos que van a asistir al evento. Este debe girar en torno a nuestros invitados, que deben encontrar un ambiente apropiado y que les permita corroborar su papel en la empresa y con la marca.
Disponer de una lista en que contemos con las personas que esperamos que acudan es muy necesario. También ayudaremos a la agencia si se les pide confirmación de asistencia. ¿Será preciso diseñar una invitación o, en caso de que vayamos a invitar a los empleados, ¿con anunciar el evento en el lugar de trabajo será suficiente? Todo detalle debemos tenerlo bien pensado, para no quedarnos con nada pendiente.
En función del invitado, tendremos que realizar determinados preparativos, como la señalización exacta del lugar del evento. Si es preciso, también habrá que facilitar el desplazamiento al lugar o, en su caso, ayudar con un mapa de localización. Por suerte, las redes sociales nos pueden ayudar a publicitar el evento y toda esta información en la página de la empresa o los correos personales, en caso de que acudan los trabajadores de la empresa.
La agencia o el lugar a donde llevemos la celebración del evento necesitarán conocer el número aproximado o exacto de los invitados. No debemos olvidarnos de facilitar este dato, para solicitar así la confirmación anticipada de los miembros.
El lugar y el día en que lo llevaremos a cabo
El lugar, sin duda, debe ser lo suficientemente apropiado como para transmitir el mensaje que deseamos o para lograr convencer a nuestros asistentes para que depositen su confianza en nuestra empresa. De esta forma, el espacio debe estar a la altura de nuestros objetivos, demostrando una cierta grandeza y que podamos respirar ese aire de éxito que emana de nuestras venas hacia la marca que representamos.
Con respecto al día, lo mejor es emplear una jornada laboral, próxima al fin de semana, y siempre teniendo en cuenta que no suponga para nuestro público asistente un momento especial, como un festivo o que coincida con otro evento importante a nivel local o nacional. Así tendremos la certeza de contar con la mayor parte de los invitados, aunque el objetivo debe ser una asistencia completa.
¿Cuánto estamos dispuestos a gastar a la hora de organizar eventos empresariales?
Este es ya un punto muy personal, ya que no solo basta con la intención que tenemos, sino con el presupuesto del que disponemos. Conforme a este, tendremos que ajustar ciertas cosas, como el menú, el tipo de espectáculo, si es que decidimos que lo haya, e, incluso, la decoración del lugar.
Por suerte, si nos apoyamos en una agencia, esta puede ayudarnos a ajustar nuestro presupuesto, teniendo en cuenta los puntos anteriores y, por supuesto, lo que esperamos obtener de todo esto. Nosotros mismos podemos realizar un inventario de lo que queramos o pedir a distintas empresas organizadoras de empresa que nos lo haga, para saber cuál es el que nos conviene contratar.
Las conclusiones tras organizar un evento empresarial
Hemos podido hacer un ensayo de lo que vamos a esperar, pero, si ya hemos visto efectuarse el evento, es el momento de sacar nuestras propias conclusiones al respecto. Veremos si hemos recuperado lo invertido en él, a menos que esperemos un beneficio a largo plazo.
Mediante una reunión o encuesta de los asistentes, podemos darnos una idea de lo que hemos logrado. Toda sugerencia nos puede ayudar a mejorar la próxima vez, aunque hayamos conseguido un sonado éxito en este evento. Si el factor sorpresa nos ha propiciado una buena calificación entre los invitados, no está de más volverlo a experimentar.
La importancia de las empresas organizadoras de empresa
En cualquiera de los eventos empresariales a los que asistimos, nos gusta ver grandes espacios, bien definidos, que no nos recuerden al lugar de trabajo. Quizás un poco de naturaleza nos venga bien, aunque a veces requerimos una sala de conferencias, en función de a quienes vayamos a invitar. El Olivar posee todas estas características, y deja muy buena impresión a ejecutivos y empleados.
Teniendo en cuenta todos estos puntos para organizar eventos empresariales, el éxito lo tenemos asegurado. Una buena planificación de eventos, su publicidad en redes sociales y un presupuesto bien pensado serán la base de lo que pensamos crear para el bien de nuestra marca.