Cada día se confía más en la organización de eventos empresariales como un vehículo necesario para hacer llegar tus productos e ideas a tus clientes. O, también, como forma de establecer una red de networking que les sirva a los tuyos y a tus colaboradores para conoceros mejor, establecer lazos y conseguir una relación más estrecha y prometedora. Que los eventos salgan bien es un arte y requieren esfuerzo, preparación y, por supuesto, anticipación.
Por qué es indispensable la organización de eventos empresariales
La lista de motivos por los que los eventos son un acierto para cualquier empresa es larga. Sin embargo, podemos quedarnos con los 3 más relevantes y visibles.
- Un mejor ambiente de trabajo. Los eventos no solo tienen por qué dirigirse de puertas para afuera. También pueden servirte para que tus propios empleados establezcan vínculos. Es decir: un evento solo para los propios trabajadores. Esto es crucial, pues el ambiente en la empresa y las sinergias que se produzcan pueden alterar y mejorar, en gran medida, el resultado que ofrezca tu empresa.
- Fidelización. Es importante recordarles a tus clientes que estás ahí y que tu empresa sigue trabajando para ofrecer nuevos productos o servicios y por actualizarse continuamente. La fidelización implica, a la par, renovar la confianza que han podido depositar en ti. Una forma de hacerlo es con eventos que consigan que tu marca se mantenga presente.
- Nuevos clientes. Siempre hay que emitir llamadas que resulten originales para un público que todavía no te conoce o que no te ha descubierto. Y estas pasan, necesariamente, por realizar o planificar algo vistoso y atractivo. Los eventos tienen la respuesta a esta necesidad, ya que puedes organizar acciones del interés general que atraigan a tu target.
Marca las pautas de tus eventos empresariales
Hay un detalle que es importante mencionar, y es que todos estos beneficios relacionados con los eventos solo se consiguen si estos, obviamente, funcionan. Es decir: si atraen público, si este puede recibir los mensajes de la empresa y si se van satisfechos. Por eso, también hay que controlar una serie de factores en la organización de eventos que determinarán su éxito.
¿Qué objetivo persigues?
Puede haber varias formas de enfocarlo:
- Interno o externo. ¿Es algo que llevas a cabo para estrechar lazos entre tus empleados o para ampliar tu negocio y atraer a nuevos clientes? Esto es importante, porque te marcará las pautas para medir el aforo y para analizar qué tipo de evento será: los ponentes, interlocutores o todas las acciones que se vayan a realizar en dicho espacio. Por lo general, la mejor idea es que persigas un solo objetivo a la vez, para que tu evento no termine siendo un pequeño caos.
- Venta o fidelización. Otra distinción para definir correctamente las acciones que van a constituir tu evento. ¿La idea es que los asistentes terminen comprando algo en un futuro próximo o que sientan que tu empresa es una forma de confianza por la que pueden seguir apostando? Piensa que esto influirá mucho en cómo lo vayas a organizar. En el primer caso, por ejemplo, tienes que tener tus productos o servicios expuestos, muy presentes, y enfocar todas las acciones a que el público se fije en ellos, los pruebe y, al final, termine comprándolos. En el segundo caso, se trataría sería de proyectar una imagen de marca. Es decir, que tus acciones digan quién eres.
- Definir el tono. ¿Va a tener un toque de espectáculo o, por el contrario, será una presentación de nuevos productos y servicios de carácter serio? La primera opción probablemente atraiga más público y te ayudará a que tu marca sea más conocida. Y, por el otro lado, una segunda opción es buena de cara a conseguir atraer más inversores, por ejemplo.
Diseña un presupuesto
Otra forma de determinar las posibilidades de tu evento es a través del dinero del que dispongas para realizarlo. Así podrás valorar los ponentes o las acciones individuales que vayas a realizar dentro del evento.
Una advertencia muy práctica: no vayas con un presupuesto ajustado. Conserva siempre parte del dinero para posibles imprevistos que surjan (que, generalmente, siempre existen).
Consejos para organizar buenos eventos empresariales
Una vez definido el tono y estructurado el presupuesto, ¿qué te queda? Te damos una lista con una serie de consejos para que, una vez empiece, el evento funcione perfectamente.
- Una base con proveedores. Vas a necesitar varios productos para tu evento: bebida o comida, focos, equipos de sonido, etc. Ten una lista con empresas a las que puedas contratar para que te ayuden en esta tarea y que, de esta manera, reduzcas costes y puedas ofrecer el mejor evento.
- Hoja de producción. O, dicho de otra manera, controla bien el timing de tu propio evento. A qué hora sale cada ponente o cuándo empieza cada acción. Diseña el recorrido de los visitantes, practícalo, busca fallos y corrige todo aquello que no funcione.
- Que sea natural y entretenido. Tú y tu equipo tenéis que tomar parte también del propio evento, disfrutarlo. Es crucial para dar una imagen amigable, cercana y para que todos los asistentes se lo pasen bien y lo gocen.
Una cuestión de confianza
Lograr reuniones eficaces dentro del ámbito empresarial no es sencillo. Por eso, es fundamental contar con profesionales que te ayuden en la organización de eventos empresariales, como es nuestro caso.
En El Olivar tenemos experiencia y te podemos asesorar para que tu evento cumpla los objetivos que te hayas marcado. Ya has visto que son piezas muy significativas de la maquinaria empresarial actual. Si cuentas con un equipo detrás que te respalde, la labor será mucho más sencilla y fácil de realizar.
En conclusión, la organización de eventos empresariales es un proceso complejo que exige dedicación y preparación. Planearlo lleva tiempo, pues hay que destinar recursos y fijar objetivos. Por eso, siempre es tan útil contar con profesionales a tu lado que te ayuden a sacar adelante tus ideas y a que los eventos que realices sean un éxito y cumplan tus expectativas.
