¿Qué tener en cuenta en el alquiler de espacios para eventos de empresa?

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En el momento en el que te tienes que ponerte a buscar servicios de alquiler de espacios para eventos es comprensible que surjan numerosas dudas sobre las preferencias y necesidades que vas a tener que cubrir para que tu empresa acabe seleccionando una opción satisfactoria. Existen varias cuestiones importantes que tendrás que valorar antes de tomar esa decisión.

Factores a tener en cuenta en el alquiler de espacios para eventos

Para tomar una decisión con la que quedes satisfecho, puedes valorar previamente el tipo de acto que vas a celebrar y los requisitos y elementos que van a ser más importantes para ti en función de tus deseos. Así, es probable que estés más cerca de conseguir un espacio que se adapte a lo que buscas y que sepa conjugar la mezcla adecuada entre tus posibilidades y tus preferencias.

Emplazamiento

La ubicación de los eventos empresariales puede tener su importancia de cara a decidir si el recinto para eventos seleccionado es lo que se ajusta a tu idea.

Puedes valorar cuestiones como la accesibilidad en transporte público o particular, la cercanía del lugar para los asistentes, las posibilidades de aparcamiento o incluso la facilidad para moverte a otros espacios (si esa es la intención) una vez que termine el acontecimiento.

Además, hay sitios determinados que, por su historia o simbolismo, pueden ser de tu agrado o pueden tener cierta prioridad en función del significado que le quieras dar a las fiestas de tu empresa.

Capacidad

Es recomendable que, en la selección del espacio en el que se celebran las fiestas de empresa, tengas en cuenta la búsqueda del equilibrio entre el aforo del lugar y el número de asistentes.

Un sitio demasiado grande para los eventos corporativos puede ocasionar un gasto innecesario para un espacio al que no se le va a sacar todo el provecho posible. Asimismo, puede dar una imagen que sea fría o distante y que sugiera que la celebración no ha sido un éxito en su convocatoria.

También puede darse el caso opuesto, el de tener un lugar que no alcance los requisitos mínimos o que sea excesivamente ajustado. Tampoco es recomendable que un recinto para eventos acabe por convertirse en un lugar en el que los asistentes no se sientan a gusto por carecer de cierta libertad de movimiento. Siempre es adecuado tener en cuenta que quizás existan confirmaciones de última hora o situaciones parecidas, por lo que la mejor opción es dejar cierto margen que garantice que no te llevarás una sorpresa poco agradable.

Logística

Los elementos que requieren los eventos empresariales dependen de las preferencias y las necesidades particulares de cada tipo de acontecimiento. Puedes tener en cuenta cuestiones como las necesidades técnicas a nivel de iluminación y sonido para saber si vas a tener que disponer de profesionales especializados o si el propio espacio cuenta con ellos.

Si el evento es más sencillo, su duración será menor, pero a más complejidad es lógico que esos tiempos se vayan alargando. En cualquier caso, es recomendable que exista una buena preparación para no estar incapacitado ante la posibilidad de que surja cualquier imprevisto. Además, hay lugares que albergan varios eventos corporativos, lo cual es otro elemento a valorar para establecer un calendario en función de celebraciones anteriores y posteriores.

Servicios añadidos

En las fiestas de empresa pueden tener importancia diferentes factores que vayan ligados o no al propio recinto para eventos.

Además de las cuestiones básicas de un espacio para un desarrollo óptimo de la celebración, existen una serie de servicios adicionales que pueden condicionar tu decisión por aportar algo más a un evento más simple.

A lo mejor, distintas cuestiones como tener un servicio de catering, azafatos y azafatas, profesionales de la fotografía o, incluso, un espacio infantil pueden complementar tu idea en función de lo que busques y de la dimensión que quieras darle a la fiesta.

Diferenciación

Una de las preguntas que puedes hacerte es el margen de movimiento con el que vas a contar de cara a la personalización del espacio.

Se pueden tener grandes ideas, pero estas no van a servir de mucho si no estudiamos previamente la viabilidad de las mismas. Por eso, es recomendable valorar los cambios que puedes hacer en el recinto y qué nivel de personalización buscas.

Si tu intención es la de realizar eventos empresariales exclusivos y diferenciados, es probable que eso implique una inversión mayor que si organizas una fiesta menos diferenciada, pero más ajustada a las posibilidades que te ofrezcan como base y a unas claves más estandarizadas.

Interior o exterior

Hay factores que son más imprevisibles y difíciles de controlar, y uno de ellos suele ser el clima. El alquiler de espacios para eventos puede estar condicionado por tener alternativas tanto si quieres la opción de celebrarlo al aire libre como si quieres celebrarlo en un sitio cerrado.

Gozar de un amplio espacio exterior o de un recinto para eventos con equipamiento interior también dependerá de tus deseos y posibilidades. En cualquier caso, es bueno que, en ambas opciones, puedan coincidir los diferentes requisitos que necesites en caso de necesitar una alternativa, tanto por la logística y el equipamiento en caso de un espacio abierto, como por las salas o la separación de actividades en una zona interior.

Presupuesto

Es obvio que este puede ser uno de los principales condicionantes en el alquiler de espacios para eventos. Teniendo en cuenta muchos otros factores, podrás analizar tus posibilidades económicas y cómo seleccionar la mejor opción sin salirte del gasto que puedas y quieras efectuar.

Es importante tener en cuenta que, a veces, no es mejor la opción más cara, sino aquella que mejor se adapte a tus requisitos.

Estos son algunos factores a tener en cuenta en el alquiler de espacios para eventos. En el Complejo El Olivar, situado en Alcalá de Henares, acogemos desde hace 40 años todo tipo de eventos para cuya celebración prestamos nuestro espacio. Nuestras instalaciones cuentan con jardines, piscinas, salones o salas de fiesta, entre otros elementos, y pueden convertirse en aquello que necesitas para tu evento de empresa.

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